CMS — ei lohikäärme, vaan ritari

Mikä ihmeen CMS ja miksi se on olemassa?

Sisällönhallintajärjestelmä (Content Management System), tuo ihanan pitkä sanahirviö, saattaa jonkun korvaan kuulostaa pelottavalta lohikäärmeeltä. Todellisuudessa se on loppujen lopuksi hyvinkin yksinkertainen kampe. Syötät sisältöä, esimerkiksi tekstiä ja kuvia, samaan tapaan kuin minä nyt kirjoitan tätä blogitekstiä editoriin. Tallennuksen jälkeen se näkyy nettisivuilla.

Ennen kuin menemme siihen, miksi tarvitset CMS:ää, täytyy palata hieman ajassa taaksepäin. Aikana ennen CMS:iä yrityksen verkkosivuja ylläpiti webmaster. Tämä yrityksen sisällä tai ulkopuolella majaileva mystinen velho tarpeen tullessa päivitti manuaalisesti suoraan koodiin verkkosivujen ulkoasua sekä sisältöä.

Tämä keino toimi siihen asti, kunnes velhot ylityöllistyivät sisällön jatkuvasta päivittämisestä. Kuvioihin astui ritari kiiltävässä haarniskassaan eli sisällönhallintajärjestelmä, teknistä osaamista vailla oleville henkilöille tarkoitettu helppokäyttöinen työkalu. Tämä työkalu ei kuitenkaan ole niin maaginen, että se tekisi kaiken puolestasi. Teknisen toteuttajan työtehtäviksi jää edelleen sisältömallien rakentaminen järjestelmään ja käyttöliittymän eli UI:n ohjelmointi.

Saisiko olla Päättömänä vai ilman?

Olet varmaan kuullut joskus WordPressistä. Ei ihmekään, sillä WordPress pyörittää noin 60 miljoonaa sivustoa tälläkin hetkellä. WordPress luokitellaan perinteiseksi CMS:ksi eli se hoitaa nettisivujen molemmat puolet: sisällön käsittelyn, tallennuksen ja toimituksen (backend) sekä sisällön esittämisen (frontend).

Tämän hetken trendi Headless eli päätön CMS on sisällönhallintajärjestelmä, joka ei hoida lainkaan sisällön esittämistä, esimerkiksi verkkosivua. Tämä CMS-malli mahdollistaa sisällön jakamisen moneen eri paikkaan. Jos asiakkaalla on mobiilisovellus, työpöytäsovellus, nettisivut ja niin edelleen, voidaan kaikkien näiden sisältö keskittää yhteen sisällönhallintajärjestelmään, mikä säästää aikaa, vaivaa ja rahaa.

Koska Headless CMS ei hoida UI-puolta, on kehittäjällä melko vapaat kädet frontend-teknologian valintaan. Headless tarjoaa rajapinnan (API) tietojen hakemiseen, jonka avulla UI:lle haetaan sisältö. CMS:stä riippuen se tarjoaa suoria integraatioita ja helpottavia tutoriaaleja valituille teknologioille.

Suurin osa Headless CMS:istä toimii palveluna, jolloin asiakas maksaa kiinteää kuukausi- tai vuosimaksua. Palvelua ei tarvitse erikseen asentaa, vaan backend pyörii palveluntarjoajan palvelimilla. Asiakkaan ei tarvitse myöskään itse huolehtia järjestelmän päivityksistä. Sisällön esittämiseen tarvitaan kuitenkin lisäksi palvelin, jolle loppukäyttäjälle näkyvä UI-puoli parkkeerataan.

Maksulliseen pakettiin sisältyy yleisesti monta erillistä käyttäjää, kustomoidut käyttäjien roolit, kieliversiot, suurempi tallennustila ja sallittu dataliikenne. Suurimmalla osalla palveluntarjoajista on myös rajattu ilmainen paketti, joka saattaa riittää pienille verkkosivuille tai sisällön käännösalustaksi sovellukselle. Monet suosituimmat CMS:t ovat avointa lähdekoodia ja ilmaisia. Maksua kertyy kuitenkin mahdollisista laajennuksista ja palvelinkustannuksista.

Nykypäivänä myös joitakin perinteisiä CMS:iä, esimerkiksi WordPressiä, voidaan käyttää päättömänä.

Miekka, keihäs vai tikari?

Nyt meillä on käsitys siitä, mikä sisällönhallintajärjestelmä on ja mihin sitä käytetään. Seuraavaksi on kartoitettava tarpeet, jotta oikean CMS:n valinta helpottuu. Tässäkään tapauksessa ei kannata tuijottaa pelkkää hintalappua, koska nopeasti tehty päätös hinnan perusteella saattaa kostautua lisäkustannusten myötä, kun huomataan, ettei järjestelmä tuekaan tarvittua toimintoa tai integraatiota. Vertaillessani eri Headless CMS:iä huomasin niissä paljon eroja, joita ei näe nopealla vilkaisulla palvelun ominaisuustaulukosta.

Jos tarve on varastoida mobiilisovelluksen tekstisisältö, on silloin kevyempi Headless CMS paras ratkaisu. Jos taas halutaan vain päivitettävät verkkosivut mahdollisimman pienellä vaivalla ja rahalla, on silloin perinteinen CMS oikea valinta. Perinteiset CMS:t tarjoavat myös valmiita teemoja, joko ilmaisia tai maksullisia. Valmiita teemoja voi jonkin verran muokata, mutta paras vaihtoehto on tehdä täysin räätälöity teema, jotta sivustosta saadaan yrityksen brändin mukainen.

Useasti CMS:ään halutaan integroida yrityksen muita järjestelmiä, esimerkiksi verkkokauppa tai toiminnanohjausjärjestelmä (ERP). Silloin on hyvä selvittää, onko CMS yhteensopiva integraation kanssa.

Ennen teknisen toteutuksen aloittamista olisi hyvä käydä läpi, mitä ja miten sisällöntuottajat haluavat sisältöä päivittää. Jos esimerkiksi yrityksen sisällä on monta sisällöntuottajaa eri osa-alueille, voidaan silloin rajata heidän käyttöoikeutensa ja hallintanäkymänsä tarpeisiin sopiviksi.

Sopiiko ananas pizzan päälle?

No totta kai sopii, mutta se on minun mielipiteeni. Niin kuin pizzassa, ei sisällönhallintajärjestelmissäkään ole sitä yhtä oikeaa, joka sopii kaikille. On otettava huomioon yllä mainitut tarpeet, käytettävyys sisällöntuottajille ja tekniselle toteuttajalle sekä ratkaisu, joka sopii myös kukkarolle.