Mitä analytiikkaprojektin vaatimusmäärittelyssä tulee huomioida

Analytiikka on usein yksi yrityksen toiminnan kulmakivistä ja uuden liiketoiminnan mahdollistaja. Siksi yhä monipuolisempia ja älykkäämpiä analytiikkaratkaisuja otetaan innolla käyttöön. Jopa niin innolla, että analytiikkaprojektien pohjatyötä ei malteta tehdä kunnolla. Jos vaatimusmäärittely jää tekemättä, haaskataan usein suotta aikaa ja rahaa johonkin, joka ei välttämättä täytä kaikkia tarpeita ja tuo toivottua hyötyä. 

Lue vinkkimme, kuinka analytiikan vaatimusmäärittely kannattaa tehdä, jotta lopputulos ratkaisee perimmäiset haasteet!

Vaatimusmäärittely perkaa analytiikan nykytilan ja tarpeet

Mikä tahansa data-analytiikkahanke alkaa nykytilanteen määrittelyllä. Tavoitteena on kerätä mahdollisimman kattavasti ne tiedot, jotka ohjaavat projektin etenemistä tarpeiden määrittelystä uuden toteutuksen suunnitteluun ja teknologiavalintoihin.

Aluksi pohditaan esimerkiksi: 

• Millaisia ratkaisuja analytiikkaan on tällä hetkellä käytössä? 
• Mitä haasteita tai rajoitteita niihin liittyy? 
• Mitä uudelta ratkaisulta odotetaan? 
• Mitkä ovat yrityksen tavoitteet ja vaatimukset? 
• Mihin analytiikkaa käytetään tai halutaan käyttää?

Alkuselvityksessä olisi hyvä päästä kiinni myös mahdollisiin tiedostamattomiin tarpeisiin ja haasteisiin. Jotta nekin saadaan huomioitua, on usein ulkopuolisen asiantuntijan apu tarpeen. Kokenut kumppani osaa kysyä oikeat kysymykset oikeilta ihmisiltä. Jos esimerkiksi yksi olennainen käyttäjäryhmä unohdetaan projektin ulkopuolelle, voidaan pian huomata, ettei uusi analytiikkaratkaisu vastaakaan kaikkiin tarpeisiin.

Palvelumuotoilu katsoo organisaatiota kokonaisuutena

Vaikka sellaiset sanat kuin analytiikka, data science ja business intelligence kuulostavat hyvin teknisiltä, minkään uuden analytiikkatyökalun ottaminen käyttöön ei ole pelkästään tekninen hanke. Analytiikka ja sen ratkaisut koskettavat usein organisaatiota laajemminkin. Siksi projektiin kannattaa suhtautua koko organisaation yhteisenä hankkeena ja huomioida kaikki tärkeät sidosryhmät – tarvittaessa myös varautua jonkinlaiseen organisaatiomuutokseen.

Malttakaa siis käydä läpi kaikki toimintatavat ja prosessit, joihin uusi analytiikan ratkaisu tulee vaikuttamaan. Suunnitelkaa myös erikseen, kuinka muutos saadaan jalkautettua käytäntöön.

Analytiikkaprojekteissa hyödytään usein siitä, että mukaan otetaan palvelumuotoilu ja business design. Sen lisäksi, että palvelumuotoilu auttaa parantamaan liiketoiminnan kannattavuutta, se on avuksi analytiikkahankkeissakin. Palvelumuotoilun tehtävä on katsoa yritystä kokonaisuutena. Koska analytiikkaprojekteja vetämässä on usein juuri niitä teknisiä ihmisiä, palvelumuotoilu tuo erittäin arvokkaita näkemyksiä teknisen kuplan ulkopuolelta.

Kun on laajempi näkemys tarpeisiin ja tavoitteisiin, ei lähdetä tekemään vääriä asioita väärillä teknologioilla, vaan askelmerkit ovat alusta asti kohdillaan.

Analytiikan vaatimusmäärittelyn dos and don’ts

Kuinka siis taata vaatimusmäärittelyssä onnistuminen? Tässä muutamia huomioitavia asioita.

Tee näin...

• Hyödynnä ulkopuolista ammattilaista ja asiantuntijaa varhain. Kaikesta ei tarvitse selviytyä itse. Ulkopuolisilla asiantuntijoilla on kokemusta vastaavista tilanteista. Etenkin silloin, kun yrityksessä on yhtään epävarma tai kiireinen tilanne, tuo ammattilainen mukanaan toimintatavat, joilla vaatimusmäärittely viedään läpi onnistuneesti.
• Osallista muutkin kuin tekniset ihmiset. Analytiikkaprojekteissa mukana on yleensä IT-osaston johtoa, asiantuntijoita, suunnittelijoita ja kehittäjiä. He muodostavat toimivan ydinjoukon, mutta ottakaa mukaan myös kaikki ne, joita aihealue edes jotenkin koskettaa.
• Pidä katse tulevaisuudessa. Yrityksessäsi on luultavasti visio ainakin parin vuoden päähän. Pidä siis pidemmän tähtäimen tavoite mielessäsi myös vaatimusmäärittelyssä! Näin analytiikan ratkaisusta on hyötyä mahdollisimman pitkään.

Älä tee näin…

• Älä kiirehdi aloittamaan teknistä toteutusta. Ei riitä, että vaatimusmäärittelylle ja muulle pohjatyölle varataan yksi palaveri. Käyttäkää siihen juuri niin monta päivää tai viikkoa kuin se vaatii. Jos projektia on jo alun alkaen lykätty, tässä vaiheessa aikataulua ei tule kiriä. Muuten joudutte mahdollisesti ongelmiin myöhemmin, mistä seuraa viivästyksiä ja lisäkustannuksia.
• Älä unohda loppukäyttäjiä. Kuten sanottua, tekniset asiantuntijat ovat erinomainen ydintiimi analytiikkaprojekteissa, mutta he eivät ole ainoita, joita se koskettaa. Loppukäyttäjien palautteelle kannattaa siis varata aikaa.
• Älä rakastu ensimmäiseen ajatukseen vaan pidä mieli avoinna. Usein helppo ja nopea ratkaisu ei ole paras. Siksikin ulkopuolinen asiantuntija on arvokas: kokemuksensa perusteella hän auttaa välttämään karikot, joihin innokas yritys saattaisi osua.

Vaatimusmäärittelystä ja suunnittelusta toteutukseen — Bitfactor tukenasi

Haluatko kuulla lisää, kuinka analytiikkaprojekti kannattaa aloittaa? Bitfactorilla on kokemusta menestyksellisistä projektien läpivienneistä useiden vuosien ajalta. 

Kun haluatte pysyä muuttuvan maailman aallonharjalla, autamme teitä kehittämään paitsi digitaaliset välineet, myös terästämään organisaation strategiaa. Me autamme selvittämään juurisyyn, emme pelkästään oiretta. Ota yhteyttä!

Kannattaa myös käydä lataamassa materiaalimme Opas datan strategiseen hyödyntämiseen!