Maaret Posti
17.10.2018 · Maaret Posti

Digitalisaatio – uuden yrityskulttuurin alku

Mistä lähteä liikkeelle digitaalisten palvelujen kehittämisessä?

Nykymaailmassa digitalisaatioon törmää kaikkialla. Yritykset painivat siihen liittyvien kysymysten parissa melkeinpä toimialasta riippumatta. Digitalisaatio ei ole kuitenkaan itseisarvo. Digitaaliset palvelut ovat yksi väline muiden joukossa paremman asiakaskokemuksen tarjoamiselle. Samalla ne ratkaisevat liiketoiminnan haasteita ja nopeuttavat tavoitteisiin pääsemistä. Yritys voi esimerkiksi tarjota asiakkailleen monipuolisempia palveluita verkkokauppaa kehittämällä, tehostaa omaa toimintaansa automatisoimalla käsin tehtäviä työvaiheita tai vaikka sujuvoittaa viestintää hankkimalla tarpeisiin sopivan uutiskirjepalvelun. Asiakkaiden ja liiketoiminnan tarpeet määrittävät uuden palvelun sisällön ja laajuuden.

Digitaaliset myyntikanavat, raportit tai portaalit eivät yksinään ole tae yrityksen menestymisestä, vaan tarvitaan myös muutosta tukeva kulttuuri. Yrityksen täytyy valjastaa koko henkilöstö osaksi kehitystä, jotta uudet digityökalut saadaan henkilökunnan käyttöön jouhevasti ja asiakkaille viestitään muutoksesta positiivisesti.

 

Huolellinen pohjatyö, selkeät tavoitteet

Siivousfirma Oy:n bisnes on tällä hetkellä kannattavaa, mutta kilpailu on nopeasti kiristynyt. Asiakkaat ovat hintatietoisia, ja suurempia kilpailutuksia hävitään edullisemmille ja nopeammille toimijoille. Toiminta on kasvanut nopeasti talouden nousukaudella, mutta paperiin ja kynään luotetaan vielä paljon ja keskeisiä talouslukuja pyöritellään Excelissä. Tieto ei aina kulje kentällä toimivien henkilöiden välillä, mikä on luonut toimintaan pullonkauloja. Päätöksenteon tueksi tarvittavien raporttien valmistuminen kestää liian pitkään ja niistä on vaivalloista saada kokonaiskuvaa liiketoiminnasta.

 

Yrityksen toimintaan liittyvien ongelmien ratkaiseminen on suoraviivaisempaa, kun yrityksellä on selkeä visio tekemisestään. Huolellinen pohjatyö ja oman toiminnan kriittinen tarkastelu säästävät jatkossa pitkän pennin, kun tavoitteet ovat selvillä. Kun toimintaa kehitetään alusta alkaen oikeaan suuntaan, vältytään kalliilta hutihankinnoilta.

Oikea suunta löytyy, kun yritys osaa vastata muutamiin kysymyksiin. Keitä me olemme, ketkä ovat asiakkaitamme, mihin olemme menossa ja mitkä asiat ovat liiketoimintamme suurimpia haasteita? Ratkaiseeko suunnitteilla oleva hankinta jonkin liiketoiminnan ongelman? Millainen ratkaisu auttaa parhaiten asiakkaitamme?

 

Digipalvelun kehittäminen on tiimityötä

Siivousfirma Oy:n johdolla ei ole näkyvyyttä siihen, mitä kentällä tapahtuu. Työ ei jätä aikaa toiminnan kehittämiselle. Myös työntekijöillä on huolenaiheita: kiirettä riittää, ja oma rooli tuntuu olevan hukassa. Mikä minun merkitykseni oikeastaan on tässä palapelissä, ja kehitymmekö yrityksenä?

 

Digitalisaatioon liittyen yrityksen työntekijöillä voi olla paljon pelkoja. Osaanko käyttää uutta digipalvelua? Onko minulla enää jatkossa töitä? Heitämmekö yrityksen rahoja hukkaan? Pelkoja voi hälventää ottamalla työyhteisön mukaan jo kehitysvaiheessa. Samalla myös johdolle selkiytyvät työntekijöiden päivittäin kohtaamat haasteet. Myös asiakkaiden ääni on saatava kuuluviin jo alkumetreillä. Kun palvelun käyttäjät sekä yrityksen sisältä että sen ulkopuolelta otetaan mukaan palvelun määrittelyyn ja testaamiseen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, on tulevat käyttäjät paljon helpompi sitouttaa uuteen palveluun.

Työyhteisön innostunut vastaanotto ja mahdollisuus vaikuttaa palvelun kehittämiseen helpottavat digipalvelun ja uusien toimintatapojen ottamista käyttöön. Kannattaa kertoa selkeästi, mitä etuja uudesta palvelusta on. Jos työntekijöiden aikaa säästyy jatkossa olennaisimpiin asioihin, täytyy olla selvää, millaisiin tehtäviin vapautunut aika käytetään.

 

Digipalvelu on pitkäaikainen satsaus

Siivousfirma Oy:n uusi digipalvelu on pian valmistumassa. Kehityksessä mukana olleet ovat ilahtuneita tehdystä työstä ja odottavat innolla palvelun virallista käyttöönottoa. Kehityksen aikana on tullut myös tukku uusia ideoita, jotka olisi hyvä saada toteutettua.

 

Käyttäjien tarpeet sekä yritysten tilanteet muuttuvat ja teknologia kehittyy. Digitaalinen palvelu on aina pitkäaikainen ja ylläpidettävä investointi. Ennen hankinnan tekemistä on hyvä arvioida ylläpitoon ja jatkokehitykseen tarvittava panostus, ja maalata palvelun elinkaarta hieman lähitulevaisuutta pidemmälle.

 

Siivousfirma Oy on käyttänyt digipalvelua vuoden verran. Käyttöönotto on vaatinut työntekijöiden perehdyttämistä uusiin toimintatapoihin. Johto ja työntekijät ovat yhdessä määritelleet uudenlaisia työnkuvia, kun vanhat työtavat ovat muuttuneet. Kynä ja paperi ovat vaihtuneet puhelimeen ja läppäriin, ja tieto on useamman henkilön saatavilla. Ajantasainen raportointi mahdollistaa nopeiden päätösten tekemisen ja johdolle jää aikaa tulevaisuuden muutosten ennakointiin ja suunnitteluun.

 

 

Bitfactor tarjoaa apua digitalisaation suunnittelussa, toteutuksessa ja jatkokehityksessä.

Kategoria
Design

Haluatko tietää lisää aiheesta? Jätä tietosi, niin otamme yhteyttä.

Viimeisimmät blogikirjoitukset