Maaret Posti
Kimmo Heikkilä
Mikko Levonmaa
24.05.2019 · Maaret Posti · Kimmo Heikkilä · Mikko Levonmaa

Seitsemän oikein digiprojektissa

Kokosimme seitsemän ohjetta onnistuneisiin projekteihin ja loistaviin palveluihin.

Digimaailmaan astuminen on usein hyppy tuntemattomaan. Matkalla vaanivat monet mutkat. Konsulttifirma esittelee suunnitelman, josta työn tilaaja ei ymmärrä hölkäsen pöläystä, toteuttaa kuukausikaupalla yli alkuperäisen aikataulun venyvän projektin ja lopuksi laskuttaa käsittämättömän summan rahaa. Pahimmillaan koko projekti menee mönkään, asiakkaat kaikkoavat ja yritys päätyy lehtien otsikoihin. Pelottavaa, eikö totta?


Onneksi asian voi hoitaa myös toisin. Esimerkiksi niin, että työn tilaaja on aktiivisesti mukana kehityksessä. Tilaaja ymmärtää koko ajan, mitä yhteistyökumppani tekee ja mistä laskuttaa. Kun alkuperäinen suunnitelma on realistinen ja läpinäkyvä, projekti saadaan myös ajallaan valmiiksi.
Useissa projekteissa olemme huomanneet tiettyjen teemojen toistuvan. Kokosimme tähän seitsemän hyväksi havaittua ohjetta, joiden avulla kimurantitkin projektit onnistuvat.

 

 

1. Valmistaudu muutokseen

Digiprojektin toteutus on mahdotonta ilman kunnon valmistelutyötä.  Muutos vanhasta maailmasta digiaikaan tarkoittaa sitä, että yrityksen toiminta ja kulttuuri käyvät läpi melkoisen myllerryksen. Vuosia vanhoja toimintatapoja joudutaan kyseenalaistamaan, prosesseja muokkaamaan ja työnkuvia muuttamaan. 

Ennen projektin alkua on syytä keskustella kaikkien avainhenkilöiden ja sidosryhmien kanssa. Pelkkä IT-osaston edustus ei riitä, vaan mukaan tarvitaan myös esimerkiksi yritysjohtoa, liiketoiminnasta vastaavat sekä asiakasrajapinnassa työskentelevät henkilöt. Kaikkien on hyvä ymmärtää, mistä projektissa on kyse, millaiset vaikutukset sillä on omaan tekemiseen ja minkälaista panostusta heiltä vaaditaan. 

 


2. Kysy, kenen elämää palvelulla helpotetaan

Ennen ensimmäistäkään luonnosta on oltava tarkoin selvillä, kenelle ja miksi palvelua tehdään. Omissa projekteissamme selvitämme perin pohjin, mihin käyttäjien ongelmaan palvelulla pureudutaan ja kannattaako juuri tämä asia ratkaista. Mietimme, miten saamme tartuttua käyttäjän haasteiden alkuperäiseen syyhyn sen sijaan, että korjaisimme vain seurauksia. Jos selvitystyötä ei tehdä huolella, saatetaan ajautua kauaksi todellisesta ongelmasta. Esimerkiksi pienelle käyttäjäryhmälle suunniteltu mobiilisovellus ei ole järkevä investointi, jos suurin ongelma onkin verkkopalvelujen ajanvarausjärjestelmässä. Jos projektiin lähdetään puutteellisilla lähtötiedoilla ja oletuksilla, saattaa lopputuloksesta tulla kallis hutihankinta.

 

 

3. Valitse ketterä

Kokemuksemme mukaan kehitettävän tuotteen tai palvelun ominaisuudet elävät projektin aikana. Esiin nousee uusia tarpeita, tai alkuperäinen tärkeysjärjestys muuttuu. Saatetaan myös huomata, että kaikkia ominaisuuksia ei ole järkevä toteuttaa. Ketterässä mallissa suunnitelma tarkentuu ja jalostuu pitkin matkaa. Tällä toimintamallilla ja tiiviillä yhteistyöllä varmistetaan, että projektissa on joustovaraa muutoksille ja lopputuloksesta tulee paras mahdollinen. Myös budjettia voidaan säätää tilanteen mukaan.

Jos ominaisuudet ja niiden toteuttamisjärjestys on lyöty lukkoon jo etukäteen, on muutosten tekeminen kesken kaiken vaikeaa ja kallista. Lopputuloksena saattaakin olla aivan erilainen palvelu, kuin mitä oltaisiin loppujen lopuksi tarvittu. 

 


4. Valitse teknologiat huolella

Teknologiavalinnat on tehtävä projektin mukaan. Uusin ja puhutuin teknologiatrendi ei välttämättä ole aina paras ratkaisu. Kun projektissa on mukana ihmisiä, jotka ymmärtävät perusteellisesti eri teknologioiden mahdollisuudet ja rajoitteet, pystytään jokaiseen projektiin valitsemaan sopivimmat työkalut. 

Yleensä kehitettävät palvelut yhdistetään jo olemassa oleviin järjestelmiin. Tämä asettaa omat vaatimuksensa valittaville teknologioille. Projektitiimin on oltava perillä integroinnin vaatimuksista ja kaikesta siihen liittyvästä valmistelusta ja toteutuksesta. 

Yksi tärkeistä valinnoista on se, kehitetäänkö palvelu pilveen vai käytetäänkö omaa paikallista konesalia. Oma konesali on harvoin parempi tai suositeltava vaihtoehto, sillä pilvipalvelut ovat nykyään erittäin nopeita, toimivia, skaalautuvia, turvallisia ja kustannustehokkaita. Kuitenkin joissain projekteissa muu kuin pilvipohjainen ratkaisu on tarpeen, eli nämäkin ovat projektikohtaisia valintoja.

 


5. Sitoudu ja priorisoi

Projektin kurssia on tarkistettava säännöllisesti. Vaikka suunnitelmat tehtäisiin alussa kuinka tarkasti, tulee laajoja ja moniulotteisia kokonaisuuksia tehdessä vastaan aina muutoksia. Siksi kaikilta osapuolilta vaaditaan aikaa ja sitoutumista koko projektin ajan. Yhteinen tapaaminen kerran projektin alussa ja lyhyet sähköpostiviestit eivät riitä, vaan yhteydenpitoa tarvitaan jopa päivittäin. On tärkeää varmistaa, että palvelu on koko ajan linjassa käyttäjien tarpeiden ja liiketoiminnan tavoitteiden kanssa.

Yksi onnistumisen kulmakivistä on projektin ohjausryhmä, joka koostuu asiakkaan ja toimittajan edustajista. Ohjausryhmän lisäksi keskeisessä roolissa ovat aktiiviset vastuuhenkilöt, joilla on aikaa katselmointeihin, kommunikointiin, priorisointiin, työn ohjaukseen sekä projektiin sitouttamiseen. Kommunikaation täytyy toimia joka suuntaan; kaikkien projektin kannalta oleellisten henkilöiden on osallistuttava ja pysyttävä kärryillä projektin tilanteesta.

Korostamme myös priorisoinnin tärkeyttä: mieti tarkoin, mitkä asiat ovat projektissa etusijalla. Mitkä asiat toteutetaan ensin ja mikä voi odottaa? Sitoutuminen ja priorisointi ovat avainasemassa, jotta suunta pysyy koko matkan oikeana, kaikki osapuolet tietävät missä mennään ja väärinkäsityksiltä vältytään. 

 


6. Ota käyttäjät mukaan

Sekä asiakkaiden että oman henkilökunnan osallistaminen projektin eri vaiheissa on tärkeää. Heillehän palvelua kuitenkin suunnitellaan. Lisäksi suunnittelussa mukana olleet ihmiset ovat lähtökohtaisesti paremmin sitoutuneita uuden palvelun käyttöönottoon. 

Esimerkiksi omissa projekteissamme käyttäjät ovat mukana aina alkumetreiltä ylläpitoon ja jatkokehitykseen asti. He muun muassa ideoivat kanssamme jo ensimmäisiä konsepteja, ovat mukana testaamassa eri kehitysversioita sekä auttavat muita palvelun käyttöönotossa. Näin kehityksessä ei oteta turhia harha-askelia. 

Kaikki käyttäjät eivät tietystikään voi olla mukana koko kehityksen ajan. Siksi on tärkeää viestiä tulevasta muutoksesta jo hyvissä ajoin, mieluusti jo siitä lähtien kun kehitys alkaa. Pilotit ja beta-testaukset ovat arvokkaita palvelukehityksen kannalta, mutta ne helpottavat myös siirtymistä uuden palvelun pariin. 

 


7. Mittaa, seuraa, kehitä

Projektin tulokset on helppo nähdä, kun tiedetään lähtötilanne ja tavoitteet. Kannattaa siis seurata, minkälaiset vaikutukset uudella palvelulla on esimerkiksi asiakastyytyväisyyteen, myyntiin, asiakkaiden ostoprosessiin tai vaikkapa brändimielikuvaan. Päätä etukäteen, minkälaista tietoa kerätään ja mitä palvelulla tavoitellaan.
 
Palvelukehitys on jatkuva prosessi, joten valmistaudu myös tekemään muutoksia tarpeen vaatiessa. Seuraa, miten palvelua käytetään: mitkä ominaisuudet ovat suosittuja ja mitkä jäävät vaille käyttöä? Mikä käyttäjiä kiinnostaa ja hyödyttää palvelussa eniten? Älä lopeta kehitystä ensimmäiseen julkaisuun, vaan seuraa käyttäjäpalautetta ja jalosta palvelua niiden pohjalta.

 


Lopuksi

Kun asiat tehdään oikein, digitalisaatio ei ole uhka, vaan mahdollisuus entistä parempaan liiketoimintaan ja loistaviin palveluihin. Näitä periaatteita noudattamalla olemme auttaneet asiakkaitamme löytämään uusia mahdollisuuksia ja luoneet palkittuja palveluja. Katso minkälaisiin tuloksiin pääsimme esimerkiksi Savonlinjan, Fortumin ja Pauluksen projekteissa. 


Jos haluat kuulla, kuinka voisimme auttaa yritystäsi kohti menestystä, ota yhteyttä
 

Kategoria
Kulttuuri Design Teknologia

Haluatko tietää lisää aiheesta? Jätä tietosi, niin otamme yhteyttä.

Viimeisimmät blogikirjoitukset